Tools voor remote teams

Tools make fools

De eerste Agile waarde luidt niet voor niets "Individuals and interactions over processes and tools". Maar wat nou als je noodgedwongen met je team op afstand moet werken. Dan wil je wel zorgen voor korte feedback loops binnen je team. Mailen en bellen is dan niet voldoende.

Hygiëne factoren

Om effectief als een team te werken heb je breedband communicatie nodig. In fysieke nabijheid communiceer je niet alleen door te praten, maar ook met je gezicht, armen, lichaam, houding, ademhaling, waar je staat, wie er bij je staat, etc.

Met tools verlies je veel van die details, maar niet alles. Gebruik minimaal video en als het kan voortdurend. Anno 2020 met zijn allen in een audio 'call' gaan zitten moet je elkaar niet aandoen.

Video

Video, hoe dan? Om te beginnen natuurlijk je telefoon. FaceTime of WhatsApp video. Prima tools om ad-hoc even mee te communiceren.

Voor teams heb je meer nodig. Twee goede gratis (zakelijke) tools zijn Zoom en Google Hangouts.

Google Hangouts

Werkt helemaal vanuit de browser en heeft apps voor telefoons. Met je standaard Google account kun je met 10 mensen een video call opzetten. Voldoende voor een daily, maar voor reviews onvoldoende. Met een business account kunnen tot 25 mensen deelnemen.

Zoom

Heeft een eigen app, waardoor het onderscheidt met je browser duidelijker is. Met de gratis account kunnen tot 100 deelnemers meedoen.

Voor video tools geldt: vooraf zorgen dat je je scherm kan delen en dat je audio werkt. Niets irritanter dan een deelnemer die alles moet uitzoeken terwijl de rest zit te wachten. Dit faciliteert een scrum master natuurlijk.

Berichten

Mail is te stroperig om binnen een team te communiceren. Chat is minder formeel en leent zich beter voor ad-hoc communicatie.

Veel teams gebruiken al Slack voor chat binnen het team. Dat werkt beter dan WhatsApp, omdat de historie ook voor nieuwe deelnemers toegankelijk is en je gesprekken kunt afsplitsen.

Realtime samenwerking

Naast communiceren moeten we natuurlijk ook goed kunnen samenwerken. Elkaar Word documenten mailen is niet de bedoeling. Je kunt al lang realtime samenwerken in hetzelfde document met Microsoft Office, of met Pages, Numbers en Keynote van Apple. Bij Google kan dit alleen met een browser.

Zo kun je samen aan een document werken alsof je naast elkaar zit. Bovendien heb je allebei het toetsenbord, wat een vloek en een zegen kan zijn.

Ontwikkelaars kunnen met Visual Studio Live Share ook real-time aan code werken.

Backlog management

Dit is altijd een heikel punt. Veel backlogs leven nu eenmaal in JIRA en dat is niet de meest agile tool en zeker geen geschikte tool om mee samen te werken. Om de product backlog bij te houden gaat het nog wel, maar voor de sprint backlog schiet het echt te kort.

Een prima alternatief (of supplement) is Trello. Dat geeft namelijk een real-time beeld, zodat je zonder de browser te verversen kunt zien hoe de sprint ervoor staat. Daarnaast heeft het verfrissend weinig mening over hoe je het bord inricht en wat mag.

Bij Zilverline gebruiken we Pivotal Tracker, een minimalistische tool met redelijke standaardinstellingen voor een Scrum team.

Faciliteer meetings

Scrum teams zijn al gewend om dagelijks werk af te stemmen zonder voorzitter. Het kan zijn dat andere delen van de organisatie hier minder mee vertrouwd zijn.

Ook daar is het raadzaam om dagelijks contact niet te laten 'sturen' door een voorzitter. Beter werkt:

• Om de beurt: wat doe ik, wat ga ik doen, waarmee zit ik vast
• Over werk: wat hebben we hieraan gedaan, hoe gaan we hiermee verder, waar lopen we tegenaan

De kunst hier is natuurlijk om niet te veel dingen tegelijk te doen, zodat er focus blijft. Anders versnippert het werk, de aandacht en daarmee de samenhang met je collega's.

Hier ligt een schone taak voor de scrum master om te helpen dit soepel te laten verlopen.

Practices

Wees niet bang om te experimenteren. Bij Zilverline werkt het volgende goed:

• Koffie hangout in de ochtend
• Status bijwerken in Slack als je even wegbent
• Meerdere dailys: in de ochtend en na de lunch